Top 5 werkzaamheden Virtual Assistant
Als ondernemer ben je druk met kansen creëren in de markt. Door je enthousiasme en gedrevenheid kom je vaak tijd te kort voor verschillende terugkerende werkzaamheden. Zoals het schrijven van nieuwsberichten of het onderhouden van je website. Kleine klusjes waarvan je vaak denkt ‘ik doe het er wel even bij’, maar die toch meer tijd in beslag nemen dan je dacht of waarvan je geen idee hebt hoe je ze moet aanpakken.
Onderstaande 5 werkzaamheden verricht ik voor meerdere kleine ondernemers, maar ook voor verenigingen en stichtingen:
- Nieuwsberichten schrijven
- Versturen van de email nieuwsbrief en plaatsen van de nieuwsberichten
- Adressenbestand opschonen
- Data check
- Website check
Door deze werkzaamheden aan een Virtual Assistant uit te besteden, houden zij tijd over die ze besteden aan de groei van hun onderneming of professionaliseren van hun vereniging of stichting.
1. Nieuwsberichten schrijven
Voor verschillende opdrachtgevers schrijf ik nieuwsberichten. Omdat ik werk voor ondernemers in diverse branches maar ook voor verenigingen en stichtingen, schrijf ik voor verschillende doelgroepen. Hierdoor schrijf ik allerlei soorten teksten en dat vind ik persoonlijk erg leuk aan mijn werk. Het kan bijvoorbeeld gaan over bouwprojecten die onlangs zijn afgerond en de kleuren en materialen die zijn gebruikt. Maar ook over nieuwe producten of diensten, het behalen van een certificering of een beursdeelname, of over een nieuw clubgebouw of sportactiviteiten.
De ene opdrachtgever geeft de voorkeur aan wekelijks een nieuwsbericht, de ander kiest ervoor om dit maandelijks te doen. De opdrachtgever levert een korte omschrijving aan van de content en eventueel foto’s. Ik maak er vervolgens een nieuwsbericht van waarbij ik rekening houd met de doelgroep en de schrijfstijl van de opdrachtgever. Indien er geen foto’s beschikbaar zijn, zoek ik een geschikte stockfoto. De opdrachtgever leest altijd het bericht nog een keer na alvorens deze definitief is.
2. Versturen van de email nieuwsbrief en plaatsen van de nieuwsberichten
Veel opdrachtgevers sturen maandelijks of per kwartaal een email nieuwsbrief naar hun klanten of leden. De inhoud kan bestaan uit eerder geschreven nieuwsberichten of speciaal voor de nieuwsbrief geschreven stukjes. Ik stel de nieuwsbrief voor ze op en indien gewenst verstuur ik deze ook. Het programma Mailchimp wordt vaak gebruikt en de opdrachtgever zorgt dat ik een eigen inlog krijg voor dit programma. Als er nog geen format is voor een nieuwsbrief, maak ik deze zelf in lijn met de huisstijl. Ik schrijf zelf stukjes of benader bijvoorbeeld verschillende commissies, relaties of medewerkers voor content of beelden. In het laatste geval controleer ik altijd de tekst en pas deze zo nodig aan.
Voor verschillende opdrachtgevers plaats ik de geschreven berichten ook op hun website. Hiervoor heb ik toegang tot hun content managementsysteem, meestal is dit WordPress. Vaak is er al een pagina beschikbaar waar de berichten op geplaatst kunnen worden, anders ontwerp ik deze zelf. Zodra het op de site van de opdrachtgever staat, kan hij of zij het nieuwsbericht eenvoudig delen op verschillende social media kanalen.
3. Adressenbestand opschonen
Een simpel maar tijdrovend klusje: het (email) adressenbestand opschonen. In de loop der jaren is er veel vervuiling ontstaan van adressen die niet meer up to date of relevant zijn. Vaak start een opdrachtgever met opschonen, maar komt er dan achter dat dit toch meer tijd in beslag neemt dan gedacht. Dit is een goed voorbeeld van een klus die je kunt uitbesteden. Bij zo’n klus raad ik altijd aan om tegelijkertijd segmenten aan te brengen in het email adressenbestand. Zo kan de opdrachtgever in de toekomst gericht verschillende doelgroepen gaan aanschrijven. Voor mij een fijn klusje, want ik houd van opruimen en structureren 😊.
4. Data check
Ondernemers zijn vaak druk met het inkopen van nieuwe producten of starten van nieuwe diensten. Hierdoor hebben (of nemen) ze niet de tijd om bij te houden welke files er aanwezig zijn alvorens ze het nieuwe product of dienst op de markt brengen. Dan kom ik in beeld, vaak achteraf, maar beter laat dan nooit 😉 Ik creëer overzicht van alle producten of diensten en ga na welke documenten er per item of dienst aanwezig zijn of ontbreken. Denk bijvoorbeeld aan verschillende (product)beelden die nodig zijn, het label, de handleiding (in verschillende talen of geheel in pictogrammen?), testen, certificaten, keurmerken, productteksten, USP’s (Unique Selling Points) etc. Ik maak een overzichtelijk basisdocument waarin dit wordt bijgehouden en men eenvoudig kan filteren. Zelfs de allergrootste Excel digibeet kan hiermee overweg. Ik heb hier al eerder een blog over geschreven, lees Product management by Sherlock Jenny maar eens.
5. Website check
Dit is een onderwerp dat vaak tijdens een kennismakingsgesprek ter sprake komt, of in het begin van de samenwerking. De meeste opdrachtgevers zijn zo bedreven in hun werk (en dat is alleen maar goed!) dat ze vergeten door de ogen van een potentiële klant naar hun website te kijken. Is de website nog steeds overzichtelijk voor een potentiële klant, is alles nog up to date? Als een opdrachtgever de afgelopen jaren zonder vaste regelmaat of door verschillende medewerkers of leden berichten heeft laten plaatsen of een nieuwe pagina heeft gemaakt, zie je vaak dat er geen consistentie meer is.
Omdat ik me aan het begin van de samenwerking moet inlezen in de producten of diensten van de opdrachtgever, raadpleeg ik natuurlijk hun website. Ik kijk dan direct met een frisse blik of de informatie voor een bezoeker goed vindbaar is en of de pagina’s overzichtelijk zijn opgemaakt. Zijn de teksten op elkaar afgestemd, missen er belangrijke onderdelen op de site? Door middel van screenshots geef ik in een paar powerpoint slides duidelijk aan waar ik verbeterpunten zie, voorzien van concrete tips en tekstuele correcties.
Hoe kan ik jou helpen?
Wil jij ook meer tijd om je te richten op jouw core business? Ik kan als Virtual Assistant werkzaamheden van je overnemen zodat jij jouw bedrijf, vereniging of stichting verder kan optimaliseren.
Neem geheel vrijblijvend contact met mij op om de mogelijkheden te bespreken. Omdat ik als Virtual Assistant al ondersteuning biedt vanaf enkele uren per kwartaal, is het zeer voordelig om met mij samen te werken.
Laat mij jou helpen met alle taken op het gebied van communiceren, organiseren en structureren.
–Jen
